Toda gran empresa sufre la necesidad de contar con un Sistema de Gestión documental que permita la digitalización del flujo de documentación que genera.
El Sistema tiene que provocar un valor añadido de empresa eficaz, al tiempo que mejora y ayuda al medioambiente. Además debe ocasionar las siguientes ventajas y beneficios:

• Localización inmediata de toda la información
• Control de acceso por usuario a los documentos
• Ahorro máximo de espacio, tiempo y material de oficina
• Almacenamiento de documentos en todos los formatos
• Organización eficaz y moderna
• Seguridad total de la documentación (dolo, pérdida, incendio…)
• Acceso remoto e inmediato
• Posibilidad de implementar tareas interdepartamentales
• Posibilidad de conectar distintos centros

Esta gestión eficiente va encaminada no solo a la realización de la documentación en la empresa, en cuestión de entradas y salidas, sino al archivo de la misma, su consulta, respuesta y aprobación de los documentos.

Para que este proceso sea efectivo y acoja todas las necesidades del cliente, tiene que estar precedido de una importante fase de Análisis y Diagnóstico previa y, posteriormente a la implantación del Sistema de Gestión Documental ha de contar también con una cuidada etapa de establecimiento normativo y desarrollo de los Procedimientos necesarios que dejen documentado el Sistema.
DocuWare, desarrollo de origen alemán que cuenta con más de 10.000 instalaciones, operando en 70 paises, contando con una red de más de 1.000 expertos en todo el mundo.
Es un sistema de gestión documental que ayuda a organizar los documentos de una empresa de forma eficaz, segura y racional: papel, documento en formato electrónico, mail, fax, planos, proyectos, partes reparaciones, video…
Mientras que con el sistema tradicional de gestión de archivos se ha de realizar un proceso para varias búsquedas, con DocuWare se puede gestionar todos sus documentos mediante un solo archivador central.
DocuWare está homologado por la Agencia Tributaria para el tratamiento y autentificación de facturas y documentos relacionados.
DocuWare presenta las siguientes características funcionales
• La aplicación principal se instala el en servidor donde se alojaran todos los documentos y archivos digitales generados.
• Se instalan clientes que accederán desde sus PC´s al servidor mediante Login.
• Se crean distintos flujos de trabajo mediante la supervisión de distintos estados a través de sellos digitales que modificarán dichos estados en función del flujo de trabajo al que pertenezcan.
• Se crea un Registro General Único. Con DocuWare se creará un solo archivador centralizado que permitirá indexar todo tipo de documentos en cualquier formato creando un sistema de trabajo donde los usuarios, según el perfil, accederán a dicho archivador para buscar o almacenar.
• Se creará en DocuWare un Registro Electrónico para los archivos.
• Se definen los perfiles y canales de entrada y salida de documentos.
• Se definen los formatos electrónicos de los documentos que se van a almacenar.
• Digitalización certificada de las facturas mediante configuración de firma electrónica.
• Sistema de autentificación de documentos cumpliendo con la normativa oficial de firma electrónica.
• Almacenamiento y preservación a largo plazo de los documentos electrónicos.
• Elaboración de una lista controlada de términos para identificar el tipo de documento mediante listas de selección definidas.
• Clasificación de los documentos por código de registro de Entrada/ Salida generado por el sistema.